¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICIENTE?

Imagine que trabaja para una gran empresa. ¿Qué haría si esta mañana su jefe entrara a su oficina o interrumpiera una reunión con su equipo para ordenarle: “Mejore las cosas”? ¿Sabría por dónde comenzar?. ¿Seguiría manejando el negocio como siempre?. ¿Qué modificaría?.Solicitudes como la anterior hacen que la gente se sienta incómoda. Tal vez las personas se sientan así porque no tienen idea de cómo integrar su conocimiento y habilidades para realizar mejoras en un entorno complejo de trabajo. Entre más grande sea el alcance de la tarea, más difícil resulta decidir un plan de acción adecuado. ¿Qué se hace para identificar las áreas que debía mejorar? ¿Cómo hacer los cambios pertinentes? ¿Qué hacen los líderes para determinar qué cambios les permitirían alcanzar la excelencia? ¿Cómo lograr convertirse en una organización eficiente?.

En el mercado global y altamente competitivo de nuestros días, las compañías que sobresalen son aquellas que tienen un interés continuo por identificar cuáles son los factores más importantes para sus clientes, se enfocan en ellos y mejoran sus procesos para ofrecer el producto o servicio con la más alta calidad posible. Ésta ciertamente no es una tarea sencilla. Las empresas cuentan con una diversidad de estrategias que pueden utilizar para mejorar su posición en el mercado: formación de equipos, aseguramiento de la calidad, justo a tiempo, administración de la calidad total, Seis Sigma, manufactura delgada, y varias más. Como piezas que ocupan una posición errónea en un rompecabezas, muchos de estos esfuerzos han fracasado en la creación de una alineación general de todo el sistema organizacional que se enfoque en los factores fundamentales para el éxito de la organización. En lugar de ello, los esfuerzos están conformados por programas desarticulados que no alcanzan todo su potencial, dando lugar a buenos resultados en algunas áreas y a desilusión en otras. Lo cierto es que se requiere una estrategia que abarque a toda la organización para mejorar y perfeccionar el proceso completo que se lleva a cabo para ofrecer un producto o servicio, y permita a la empresa superar las expectativas de sus clientes una y otra vez.

La creación de una organización eficiente exige que se comprenda qué es lo que la hace funcionar. Aun cuando no existen recetas ni procedimientos determinados para crear y sustentar la eficiencia organizacional, ha sido posible identificar algunas características clave, dichas características son:

• Definición clara de eficiencia organizacional
• Desarrollo de una filosofía organizacional
• Utilización de un sistema de administración de la calidad 
• Creación de enfoque en el cliente y satisfacción de sus expectativas
• Implementación del liderazgo organizacional
• Creación de planes estratégicos
• Desarrollo y administración del elemento humano de la organización
• Medición del éxito organizacional
• Mejoramiento de procesos
• Utilización de herramientas de calidad
• Administración de proyectos
• Seguimiento de los resultados clave del negocio

En las organizaciones eficientes, el interés se centra en los procesos clave que proporcionan a sus clientes un producto o servicio. Una organización puede considerarse un amplio conglomerado de actividades. Aun cuando cualquiera de estas actividades (ya sea de forma individual o en grupo) se esté desempeñando en un nivel de operación de clase mundial, si el resto se están llevando a cabo por debajo de lo óptimo, la organización como un todo resultará ineficiente. Por ejemplo, si una organización fabrica los hornos de microondas de más calidad en el mercado pero enfrenta dificultades para comercializarlos, el resultado final para la totalidad de la organización es un desempeño inferior al óptimo. Algunas empresas enfocan muy bien sus actividades menores, pero olvidan los aspectos de mayor envergadura; en otras palabras, es preciso que todas las funciones trabajen de manera conjunta para brindarse apoyo entre sí. Es necesario analizar la organización desde todas las perspectivas, desde la manufactura, el marketing y la tecnología de la información, hasta la investigación y el desarrollo. En una organización eficiente, todas estas funciones deben trabajar bien en conjunto, y su principal interés debe centrarse en aquellos elementos de la empresa que hacen la mayor contribución a su éxito, sin importar cómo se mida éste. Las organizaciones eficientes profesan la filosofía basada en el cliente, la cual incluye prestar atención a los factores organizacionales y estratégicos, además de los relacionados con el entorno y con la fuerza laboral. 

 

Todas las compañías tienen su propia estructura organizacional, conformada por políticas, procedimientos y procesos. La integración de estos componentes da por resultado estrategias de negocio, mediciones del desempeño organizacional y métodos para la resolución de problemas, todos ellos específicos para la empresa. Al desarrollar planes estratégicos para trazar el futuro de la organización, sus líderes tomarán en cuenta factores estratégicos como el mercado, sus líneas de producto presentes y futuras, la tecnología existente y la de nuevo cuño, sus clientes actuales y potenciales, y sus relaciones con los proveedores. 

Los soportes de la estructura organizacional se encuentran en la cultura y el compromiso de sus empleados. Las organizaciones son tan fuertes como la gente que trabaja en ellas. De qué tan bien motivado esté el personal dependerán las relaciones internas entre éste y los líderes de la empresa. La apertura de líneas de comunicación, así como el tipo de educación y capacitación que se ofrezca a los empleados, son factores que tendrán impacto sobre la eficiencia de la organización. Entre los factores relacionados con el entorno que deben preocupar a la organización se incluye la problemática social existente en los países y lugares específicos en donde la empresa tiene instalaciones y clientes; las condiciones económicas que prevalezcan en esas áreas; la competencia actual y futura para sus productos y servicios, y los avances tecnológicos vinculados con éstos.